Nos portes vous sont ouvertes. Nous sommes dans le top 3 des compagnies de notre industrie et le leader mondiale des systèmes d'accès et de sécurité. En tant que partenaire de confiance, nous sommes synonyme d’innovation et de performance, le tout dans un environnement de travail épanouissant. Joignez notre équipe de
15 000 collaborateurs dans le monde et aidez-nous à bâtir la confiance chaque jour.

Adjoint(e) administratif(ve) senior

Montreal, CA, QC H4P 2G7

2022-09-23

dormakaba: classée parmi les 100 meilleurs leaders mondiaux en technologie par Thomson Reuters!

https://www.thomsonreuters.com/en/products-services/technology/top-100.html

 

 

Entreprise

 

Le groupe dormakaba est parmi les trois leaders du marché mondial des solutions de systèmes d'accès et de sécurité. La société est une source unique de produits, solutions et services liés à l'accès sécurisé aux bâtiments et aux locaux. Peu importe où vous êtes, si vous avez besoin de solutions d'accès et de sécurité fiables et innovatrices, nous sommes là pour vous avec notre offre de haute qualité - dans les hôtels, les magasins, les installations sportives, les aéroports, les hôpitaux, à la maison ou au bureau. Partout dans le monde.

 

Avec plus de 16 000 employés à travers le monde (plus de 500 à Montréal), dormakaba est active dans plus de 130 pays et apporte plus de 150 ans d'expérience. Le groupe dormakaba a son siège social à Rümlang, en Suisse et génère des revenus annuels de plus de 3 milliards de dollars canadiens.

 

dormakaba vous offre une carrière et non un emploi. Joignez-vous à nous et faites la différence dans la création de nouvelle génération de produits et services. Visitez notre site web www.dormakaba.com

 

 

Position

 

Sous l’autorité du VP, Conseillère juridique générale, Innovations & Solutions, le candidat aura la responsabilité de collaborer avec les services juridiques, Innovations et solutions, ainsi que l’équipe de gestion des Solutions et services liés à la plateforme infonuagique, et de leur offrir un soutien administratif.

 

 

Responsabilités

 

Offrir un soutien propre à l’équipe juridique :

  • Modifier et mettre en page les documents générés ou révisés par les services juridiques
  • Aider à la préparation et au suivi des signatures de contrats et de la correspondance
  • Classer et numériser les documents des services juridiques
  • Rédiger les résolutions de l’entreprise et tenir à jour ses registres de procès-verbaux
  • Préparer et tenir à jour les rapports annuels de l’organisation auprès des greffes provinciaux canadiens et d’États américains, de même que tout autre organisme de réglementation applicable
  • Prendre en charge l’ouverture, la fermeture et l’archivage des dossiers des services juridiques conformément aux normes établies par le Barreau du Québec et les politiques internes.

 

Offrir un soutien administratif général à l’équipe de gestion des Solutions et services liés à la plateforme infonuagique et à l’équipe juridique, Innovations & Solutions :

  • Soutenir la préparation, l’annotation et l’animation des présentations PowerPoint
  • Gérer les factures reçues de sources externes, assurer la liaison avec le personnel des services de comptabilité ou des finances
  • Organiser des réunions et des formations, réserver des salles de réunion ou des vidéoconférences
  • Organiser les ordres du jour et en assurer le suivi (négociations, réunions, etc.
  • Préparer les documents pertinents en vue des réunions et les comptes rendus connexes
  • Trier le courrier et y répondre, numériser et photocopier les documents
  • Assurer les tâches relatives à la réception, notamment recevoir et expédier des documents ou des colis
  • Gérer et effectuer les commandes de fournitures de bureau et d’autres articles selon les besoins (la connaissance d’Axapta est considérée comme un atout)
  • Prendre les dispositions relatives aux déplacements et effectuer les réservations d’hébergement et de voyages d’affaires
  • Préparer et soumettre les comptes de frais des membres de l’équipe dans Concur.

 

 

Exigences

 

  • Diplôme en administration, juridique ou parajuridique
  • Au moins 5 ans d’expérience dans un poste d’assistant juridique interne ou d’adjoint administratif principal dans une multinationale
  • Connaissance approfondie de la suite Office de Microsoft (Word, Excel et PowerPoint)
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais
  • Notions financières considérées comme un atout.

 

 

Compétences particulières nécessaires

 

  • Faire preuve d’un haut niveau d’autonomie, de professionnalisme et de discrétion   
  • Avoir le souci du détail et la capacité de mener plusieurs tâches de front dans un environnement évoluant rapidement
  • Avoir la capacité de répondre de manière efficace et satisfaisante aux demandes de tiers et de contributeurs divers 
  • Savoir faire preuve de diplomatie, d’empathie et de créativité pour gérer les situations difficiles
  • Un bon sens de l’humour, du respect et des responsabilités, ainsi qu’un bon esprit d’équipe sont des qualités très appréciées.

 

 

Nous offrons

 

dormakaba Canada Inc.

 

 

 

 

 

 

 

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