Customer Onboarding Specialist

POSITION OVERVIEW

dormakaba is seeking a Customer Onboarding Specialist to join our team. This position is responsible for coordinating efficient customer accounts application for new and existing customers. Additionally, the person will serve as a liaison between internal teams to introduce clients to after-sales services, collect data and maintain methodology and process to ensure seamless onboarding and customers success.

PRIMARY DUTIES

• Act as subject matter expert and trusted advisor to welcome our customers to dormakaba.
• Responsibilities include interacting with customers to gather necessary documentation to correctly configure customer account, ensuring policies and procedures are respected.
• Educate customers on dormakaba after-sales service and solutions.
• Communicate and collect account setup requirements and expectations with customers and key stakeholders for mobile & Cloud solution recurring billing process.
• Set-up and provide access to dormakaba eCommerce solution.
• Confirm original warranty information, present, and validate interest in additional service agreements.
• Confirm customer’s open invoices.
• Acts as a liaison with other departments by providing leads and relate customer’s inquiries.
• Listen carefully to information provided by customers and ask clarifying questions to ensure proper use dormakaba after-sales services and tools.
• Occasionally Participate to different initiatives related to master data maintenance.
• Leverage feedback for continuous improvement to the onboarding process.
• Establish strong relationships with new customer stakeholders and deepen relationships with existing customer stakeholders.

RELATED COMPETENCIES

• Passion for customer success.
• Strong communication and follow up/follow through skills.
• Excellent organizational and planning skills.
• Strong attention to detail, accuracy, and quality
• Resourceful, innovative, forward thinking and committed.
• Able to work independently, self-driven, highly motivated.

REQUIREMENTS

• Two to three years' experience in a similar role or customer service.
• Strong collaborator and influencer with both internal and external stakeholders.
• Ability to perform in a fast-paced environment with competing priorities under tight deadlines.
• Proficient knowledge of Windows-based business computers and Microsoft Office programs; specifically, Access, Excel, PowerPoint; Knowledge of MS Dynamics AX a strong asset.
• Ability to recognize discrepancies/errors in written/recorded data/information.
• Bilingual, oral and written (English / French).
• Ability to organize and prioritize work and work under pressure to meet deadlines.
• Strong collaborator and influencer with both internal and external stakeholders.
• Ability to perform in a fast-paced environment with competing priorities under tight deadlines.
• Proficient knowledge of Windows-based business computers and Microsoft Office programs; specifically, Access, Excel, PowerPoint; Knowledge of MS Dynamics AX a strong asset.
• Ability to recognize discrepancies/errors in written/recorded data/information.
• Bilingual, oral and written (English / French).
• Ability to organize and prioritize work and work under pressure to meet deadlines.

CRITICAL SUCCESS FACTORS

• Candidates who embrace dormakaba’s core values will be most successful in our organization: Trust, Customer First, Curiosity, Courage, and Performance
• Team player and strong collaborator
• Problem solver (always brings solutions, enjoys challenges)
• Dependable (reliable and follows through on commitments)

WE OFFER

• A fast-growing international company
• A stimulating, fast and friendly work environment
• An opportunity to highly contribute to the success of the company
• Competitive global compensation
• Free parking and on-site cafeteria

APERÇU DU POSTE

dormakaba recherche un Spécialiste intégration des clients pour rejoindre son équipe. Ce poste est chargé de coordonner l'application efficace des comptes clients pour les nouveaux clients et les clients existants. En outre, la personne servira de liaison entre les équipes internes pour présenter les clients aux services après-vente, collecter des données et maintenir la méthodologie et les processus pour assurer un onboarding sans faille et le succès des clients.

FONCTIONS PRINCIPALES

• Agir à titre d’expert en la matière et conseiller de confiance pour accueillir nos clients chez dormakaba.
• Comprendre les interactions avec les clients afin de rassembler la documentation nécessaire pour configurer correctement le compte client, en veillant à ce que les politiques et les procédures soient respectées.
• Organiser et mettre en œuvre de l'ensemble des activités de l'entreprise, depuis la conception.
• Communiquer et collecter les exigences de configuration du compte et les attentes avec les clients et les parties prenantes clés pour le processus de facturation récurrente des solutions mobiles et Cloud.
• Configurer et fournir l'accès à la solution e-commerce de dormakaba.
• Confirmer les informations relatives à la garantie d'origine, présenter et valider l'intérêt pour des accords de service supplémentaires.
• Confirmer les factures en cours du client.
• Assurer la liaison avec les autres départements en fournissant des pistes et en répondant aux demandes de renseignements des clients.
• Écouter attentivement les informations fournies par les clients et poser des questions de clarification afin d'assurer l'utilisation correcte des services après-vente et des outils de dormakaba.
• Participer occasionnellement à différentes initiatives liées à la maintenance des données de référence.
• Exploiter le retour d'information pour améliorer en permanence le processus d'intégration.
• Établir des relations solides avec les parties prenantes des nouveaux clients et approfondir les relations avec les parties prenantes des clients existants.

COMPÉTENCES CONNEXES

• Passion pour la réussite des clients.
• Solides compétences en matière de communication et de suivi.
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de planification.
• Souci du détail, de la précision et de la qualité
• Débrouillardise, sens de l'innovation, esprit avant-gardiste et engagement.
• Capable de travailler de manière indépendante, autonome et très motivé.

EXIGENCES

• Deux à trois ans d'expérience dans une fonction similaire ou en service à la clientèle.
• Solide collaborateur et influenceur auprès des parties prenantes internes et externes.
• Capacité à travailler dans un environnement en constante évolution, avec des priorités concurrentes et des délais serrés.
• Connaissance approfondie des ordinateurs de bureau dans un environnement Windows et les programmes Microsoft Office, en particulier Access, Excel et PowerPoint ; la connaissance de MS Dynamics AX est un atout majeur.
• Capacité à reconnaître les divergences/erreurs dans les données/informations écrites/enregistrées.
• Bilinguisme oral et écrit (anglais/français).
• Capacité à organiser et à hiérarchiser le travail et à travailler sous pression pour respecter les délais.

FACTEURS CRITIQUES DE SUCCÈS

• Les candidats qui adhèrent aux valeurs fondamentales de dormakaba réussiront le mieux dans notre organisation : Confiance, Priorité au client, Curiosité, Courage et Performance.
• Esprit d'équipe et forte capacité de collaboration
• Résolveur de problèmes (apporte toujours des solutions, aime les défis)
• Fiabilité (fiable et respectueux de ses engagements)

NOUS OFFRONS

• Une entreprise internationale en pleine croissance
• Un environnement de travail stimulant, rapide et convivial
• Une opportunité de contribuer fortement au succès de l'entreprise
• Une rémunération globale compétitive
• Un parking gratuit et une cafétéria sur place
• A 3 minutes à pied de la station de métro Namur