HR Office Clerk (Temporary Contract)

POSITION OVERVIEW

As the HR Technician, you will report to the Manager, Total Rewards and HR Shared Services, Canada - and play an essential role in the HR services delivery by being the first point of contact to employees and managers about requests and questions on payroll, group benefits, and HR policies, practices and programs. This role is an important pillar in the establishment of our Canadian HR Share Services. You will also provide support and work in close collaboration with the HR team members on different projects and topics, so we deliver the best services to our internal customers, in a timely and professional manner. This position will require an onsite presence every day to support our workforce. 

PRIMARY DUTIES

• Respond to employees and managers requests and questions related to payroll, group benefits and HR policies, practices and programs;
• Actively participate on different local and corporate projects, recurring or punctual, and a variety of HR initiatives;
• Coordinate the onboarding and welcoming of new employees;
• Manage disability cases with our insurance provider;
• Ensure that all employees on a leave of absence pay their benefits and follow-up with them and their manager for their timely return to work;
• Manage all the service providers’ invoices and requests for payment;
• Manage or support different HR programs for employees (service award program, gifts for life events, charity activities, flu vaccination campaign, social activities, etc.);
• Maintain and extract data from our ERP to prepare training or other type of reports for internal purposes and governmental authorities;
• Coordinate training activities when needed;
• Maintain the various HR databases and employee files (new employees, internal staff movements, departures, notices of change, performance assessments, etc.);
• Maintain the integrity of the data by ensuring that entries are made quickly and accurately in all systems, and by ensuring the audit of employee changes;
• Prepare employee files for internal audits;
• Manage and continuously improve the HR files directory on our network and the employee files (physical and electronic);
• Act as the backup person for the Payroll entries, when required.

REQUIREMENTS

• College degree in Administration or University certificate in HR
• 2-3 years of experience in an HR Technician role (within a manufacturing environment is an asset)
• Keen interest in HR is a must as this is an entry role in the HR career path
• Experience using Workforce Now (ADP), an asset
• Good knowledge of Quebec Labor Laws
• Ability to work in an environment where the volume of requests is high and time sensitive
• Perfectly bilingual, oral and written
• Excellent knowledge of MS Office

SKILLS

• Very organized, rigorous and reliable
• Strong customer service approach
• Dynamic, enthusiast and strong team spirit
• Able to work in a multitasking environment with a team of HR professionals
• Possess a high level of professionalism, judgment and discretion
• Able to take initiatives, act proactively
• At ease with systems and a desire to continuously improve processes and tools

CRITICAL SUCCESS FACTORS

• Candidates who embrace dormakaba’s core values will be most successful in our organization: Trust, Customer First, Curiosity, Courage, and Performance
• Team player and strong collaborator
• Problem solver (always brings solutions, enjoys challenges)
• Dependable (reliable and follows through on commitments)

WE OFFER

• A fast-growing international company
• A stimulating, fast and friendly work environment
• An opportunity to highly contribute to the success of the company
• Competitive global compensation
• Free parking and on-site cafeteria
• A 3-minute walk from Namur metro station but moving as of October on 105 Macel-Laurin Blvd.

APERÇU DU POSTE

À titre de technicien RH, vous relèverez du Chef, Rémunération globale et services partagés RH, Canada, et jouerez un rôle essentiel dans l’offre de services RH en étant le premier point de contact avec les employés et les gestionnaires sur les questions de paie, avantages sociaux, politiques, pratiques et programmes des ressources humaines. Ce rôle est un pilier important dans l’établissement des services partagés RH au Canada. Vous fournirez également un soutien et travaillerez en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe RH sur différents projets et activités, afin que nous fournissions les meilleurs services à nos clients internes, en temps opportun et de manière professionnelle. Ce poste exige une présence sur site tous les jours pour soutenir notre main-d’œuvre.

FONCTIONS PRINCIPALES

• Répondre aux demandes et aux questions des employés et des gestionnaires concernant la paie, les avantages sociaux ainsi que les politiques, pratiques et programmes RH;
• Participer activement à des projets locaux ou corporatifs récurrents ou ponctuels et à diverses initiatives en matière de RH;
• Coordonner l’intégration et l’accueil des nouveaux employés;
• Gérer les cas d’invalidité avec notre fournisseur externe;
• S’assurer que tous les employés en congé paient leurs avantages sociaux et assurer un suivi auprès d’eux et de leur gestionnaire pour un retour au travail en temps opportun;
• Gérer toutes les factures et demandes de paiement des fournisseurs externes;
• Gérer ou soutenir différents programmes RH pour les employés (années de service/retraite, dons pour des événements de vie, activités caritatives, campagne de vaccination, activités sociales, etc.);
• Maintenir et extraire des données de notre ERP pour la gestion de la formation ou tout autre type de rapports à des fins internes et pour les autorités gouvernementales;
• Coordonner les activités de formation au besoin;
• Tenir à jour les diverses bases de données RH et les dossiers des employés (nouveaux employés, mouvements internes du personnel, départs, avis de changement, évaluations du rendement, etc.).
• Maintenir l’intégrité des données en veillant à ce que les entrées soient faites rapidement et avec exactitude dans tous les systèmes, et en assurant la vérification des changements apportés aux dossiers des employés;
• Préparer les dossiers des employés aux fins d’audits internes;
• Gérer et améliorer continuellement le répertoire des dossiers RH de notre réseau et les dossiers des employés (physiques et électroniques);
• Prendre le relais de la paie-maitre pour les entrées de paie, lorsque requis

EXIGENCES

• Diplôme d’études collégiales en administration ou certificat universitaire en RH
• 1 an d’expérience dans un rôle de technicien RH (dans un environnement de fabrication, un atout)
• Vif intérêt pour les RH car il s’agit d’un rôle d’entrée dans un cheminement de carrière en RH
• Expérience avec Workforce Now (ADP), un atout
• Bonne connaissance des normes et lois du travail au Québec
• Capacité de travailler dans un environnement où le volume de demandes est élevé avec des délais serrés
• Parfaitement bilingue (verbal et écrit)
• Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel

PROFIL RECHERCHÉ

• Très organisé, rigoureux et fiable
• Excellente attitude de service à la clientèle
• Dynamique, enthousiaste et fort esprit d’équipe
• Capacité de travailler dans un environnement multitâche avec une équipe de professionnels RH
• Haut niveau de professionnalisme, de jugement et de discrétion
• Capacité à prendre des initiatives, d’agir de façon proactive
• À l’aise avec les systèmes et soucieux d’améliorer continuellement les processus et les outils

FACTEURS CRITIQUES DE SUCCÈS

• Les candidats qui adhèrent aux valeurs fondamentales de dormakaba réussiront le mieux dans notre organisation : Confiance, Priorité au client, Curiosité, Courage et Performance.
• Esprit d'équipe et forte capacité de collaboration
• Résolveur de problèmes (apporte toujours des solutions, aime les défis)
• Fiabilité (fiable et respectueux de ses engagements)

NOUS OFFRONS

• Une entreprise internationale en pleine croissance
• Un environnement de travail stimulant, rapide et convivial
• Une opportunité de contribuer fortement au succès de l'entreprise
• Une rémunération globale compétitive
• Un parking gratuit et une cafétéria sur place
• A 3 minutes à pied de la station de métro Namur mais déménagement prévu en octobre au 105 Boulevard Marcel-Laurin